JAKARTA (Possore.id) — “Tinggalkan cara-cara lama dalam mengelola arsip yang tidak efisien, akses yang lamban, dan penyimpanan yang tersebar di mana-mana, menggunakan cara-cara baru berbasis digital.”
Arahan Presiden Joko Widodo pada 9 Juni 2021 ini dikutip kembali oleh Plt Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Imam Gunarto menyampaikan Refleksi Kearsipan Akhir Tahun, Jumat 29 Desember 2023 secara virtual.
Pihaknya tidak menampik penyelenggaraan kearsipan berubah total, semakin kompleks dan rumit, kadang sulit diterka arahnya. Karena itu, harus membangun budaya adaptif dengan menjadi agent yang mengubah cara kerja masa lalu menjadi masa kini dengan wawasan masa depan.
Perkembangan TIK terkini, seperti Artifisial Intelligent hingga Chat GPT, Augmented Reality (AR), Virtual Reality (VR), Teknologi 5G, Cybersecurity, Edge/Cloud Computing, robotic, metaverse dan lain-lain.
Kesemua perkembangan TIK ini memberangus kerja-kerja arsiparis konvensional, menggeser platform analog yang bersifat padat karya menjadi serba efisien dan nir-manusia.
“Kita harus menggunakan cara-cara baru dalam kearsipan. Kekuatan pikir dan imaginasi harus terus dikembangkan untuk memformulasikan dan mendesain program baru yang berdampak bagi pemerintahan dan masyarakat,” ujarnya.
Menurutnya, ada empat cara yang perlu dilakukan. Pertama, dengan mengevaluasi kembali rantai nilai untuk meningkatkan kualitas layanan kearsipan. Nilai kearsipan ada di tangan masyarakat.
Jadi, kegunaan kearsipan diukur seberapa bermanfaat dan berdampak bagi kesejahteraan dan kemajuan masyarakat. Arsip bukan untuk kearsipan, arsip dipersembahkan bagi kepentingan masyarakat,” tegasnya.
Kedua, harus secara berkala mengkoneksikan kembali dengan pelanggan yaitu pemerintah dan masyarakat. Harus secara regular menginventarisir kebutuhan pemerintah dan masyarakat terhadap kearsipan.
“Selanjutnya kita mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola, dan melayankan arsip untuk kepentingan mereka. Tidaklah benar jika kita mengelola arsip dari perpektif kepentingan kita sendiri, kepentingan kearsipan,” ujarnya.
Ketiga, untuk dapat menjalankan 2 cara di atas, harus mampu mengimajinasikan bisnis kearsipan masa depan. Artinya, harus selalu adaptif dan melakukan up date bisnis kearsipan sesuai perkembangan jaman. Jangan terjebak masa lalu dan segeralah move on.
Keempat, membangun kembali organisasi dan sistem kerja kearsipan yang harus agile, mudah menyesuaikan dengan perubahan dunia yang sangat cepat.
“Keempat cara tersebut di atas hanya bisa diakselerasi oleh leardership dan SDM yang memiliki tiga open yaitu open mind, open heart, dan open will,” ujarnya.
“Karena tantangan kita adalah, bagaimana kita mengelola arsip dan kearsipan untuk mempertahankan kedaulatan NKRI, mendorong performance negara agar lebih berdaya saing di antara negara-negara yang saling berebut dominasi,” lanjutnya.
Imam juga menegaskan bahwa kolaborasi adalah kunci menuju kearsipan yang maju dan kuat. Peguatan peran Indonesia di organisasi internasional seperti ICA, SARBICA, dan SEAPAVA terus dilakukan dengan menempatkan arsiparis Indonesia sebagai jajaran pengurus.
“Insiatif Indonesia dalam pembentukan forum Arsip Nasional Negara-Negara Perpenduduk Muslim juga terus didorong untuk segera terwujud,” ucapnya.
Imam juga menyampaikan mengenai penyelamatan arsip. Menurutnya, arsip sebagai memori kolektif bangsa dapat diselamatkan melalui dua cara.
Pertama adalah penyelamatan arsip oleh lembaga kearsipan nasional, provinsi, kab/kota dan PTN. Kedua melalui registrasi Memori Kolektif Bangsa (MKB) yang keberadaan arsipnya berada di komunitas dan masyarakat.
Ia menyampaikan registrasi MKB dan MoW pada 2023 berjalan cukup menggembirakan. ANRI sebagai markas Komite Nasional MoW Indonesia mendapat kepercayaan penuh dari stake holder dalam dan luar negeri.
Hingga tahun 2023 kekayaan arsip dan naskah Indonesia yang telah diakui oleh dunia adalah 11 arsip untuk MoW dan 2 Arsip untuk MowCap. MKB 2022 sebanyak 5 khasanah, dan di tahun 2023 sebanyak 12 khasanah. Di putaran ke depan sudah lebih dari 20 khasanah yang antri didaftarkan.
“Saya mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang tinggi kepada Provinsi Jawa Tengah yang memiliki khasanah MKB terbanyak secara nasional yaitu 5 khasanah, ucapnya.
Masalah penyelamatan dan pelestarian arsip di daerah menjadi tantangan yang paling berat karena keterbatasan anggaran kearsipan yang tidak bergerak naik dari angka di tahun 2022, bahkan di beberapa daerah cenderung turun.
Program penguatan lembaga kearsipan provinsi sebagai wakil pemerintah pusat untuk melakukan pembinaan di daerah kabupaten/kota juga belum berhasil maksimal karena upaya pengalokasian dana dekonstrasi belum berhasil di tahun 2023 dan 2024.
“Saya secara khusus meminta maaf atas kegagalan dalam memperjuangan dana dekonsentrasi tersebut. Semoga pimpinan ANRI yang baru nanti bekerja sama dengan Asosiasi Kepala Dinas Kearsipan Daerah terus memperjuangkan di tahun-tahun berikutnya sampai berhasil.”