JAKARTA (Pos Sore) — Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Mustari Irawan menyebutkan dari 34 kementerian yang sudah diaudit sistem tata kelola arsip oleh ANRI, ternyata hanya 2 kementerian yang mendapatkan nilai baik.
Sisanya, 16 kementerian mendapatkan nilai cukup dan 5 kementerian lain memperoleh penilaian kurang. Hal ini menandakan tidak ada satupun kementerian yang mendapatkan nilai sangat baik. Maka tak heran, jika ada berita yang menyorot pejabat yang masuk penjara hanya gara-gara tidak bisa menunjukkan arsip sebagai bukti.
Itu untuk lingkup kementerian yang berada di pusat jantung pemerintahan Indonesia. Bagaimana dengan di daerah? “Bisa dipastikan nilainya lebih rendah dari itu,” tegas Mustari usai membuka talkshow bertema ‘Audit Kearsipan dan Tertib Arsip Menjaga Akuntabilitas dan Memori Kolektif Bangsa, di gedung ANRI, Selasa (22/11).
Bagaimana dengan lembaga pemerintahan? Meski belum dilakukan pengauditan tata kelola arsip, hilangnya arsip Tim Pencari Fakta kasus Munir bisa menjadi cerminan buruknya pengelolaan arsip di lembaga pemerintah. Tidak bisa dibayangkan jika kejadian serupa terjadi di lembaga atau organisasi lain.
Menurutnya, salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang baik ditentukan dengan tata kelola pengarsipan yang baik pula.
“Pengabaian arsip harus dilihat sebagai ancaman akan hilangnya rekam jejak suatu bangsa, secara administratif berarti hilangnya bukti pertanggungjawaban nasional demi mendukung terselenggaranya pemerintahan yang baik,” tegasnya.
Hilangnya beberapa arsip milik negara, jelas memprihatikan. Bagaimana jika arsip kepemilikan aset hilang? Berapa kerugian negara yang harus ditelan karena tidak bisa dibuktikan di pengadilan?
“Kalau bicara arsip dari segi transparansi dan segi alat bukti, arsip itu sama dengan alat bukti. Memusnahkan arsip sama dengan memusnahkan alat bukti. Memusnahkan alat bukti itu adalah pidana,” tegas Kepala Pusat Akreditasi ANRI Rudi Anton, yang menjadi narasumber talkshow tersebut.
Di sisi lain, ada arsip yang tidak hilang tapi sulit ditemukan karena entah disimpan di mana. Belum lagi arsip-arsip ditumpuk di sembarang tempat dan bercampur dengan arsip-arsip lain. Mirisnya lagi, ada arsip yang disimpan di luar ruangan sehingga ditumbuhi jamur dan tanaman. Akibatnya, arsip tersebut menjadi rusak.
Rudi jelas begitu geram melihat kondisi itu. Pengelolaan arsip yang tidak sesuai kaidah-kaidah kearsipan jelas sangat berbahaya bagi kelangsungan hidup suatu bangsa. Jika dibiarkan berapa banyak memori kolektif bangsa yang harus hilang.
“Arsip bukan semata-mata lembaran kertas, tapi juga menjadi catatan sejarah perjalanan bangsa. Ini permasalahan serius,” tukasnya.
Penyelidik Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) Aminuddin, yang juga mejadi narasumber, sependapat pentingnya peran arsip dalam penanganan suatu kasus. “Kalau keterangan saksi bisa berubah-ubah. Tapi dokumen arsip tidak berubah. Asalkan tidak diotak-atik,” kata Aminuddin.
Karenanya, Rudi pun menekankan, pentingnya audit tata kelola kearsipan yang dimiliki kementerian, lembaga, atau organisasi. Namun, sebelum terjun ke lapangan, perlu strategi pengawasan kearsipan.
“Pengawasan kearsipan harus ada strateginya, jadi kalau kita bicara strategi pengawasan, harus dimulai dengan audit supaya kita punya peta kondisi penyelenggaraan kearsipan negara kita ini seperti apa,” tuturnya.
Rudi menambahkan, dengan adanya audit, dapat memberi ruang bagi objek pengawasan untuk melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi audit.
Sesungguhnya tata kelola kearsipan sudah diamanatkan dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dan, ANRI menjadi pihak yang paling bertanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan nasional sebagaimana termaktub dalam pasal 6 ayat 1 UU tersebut.
Penyelenggaraan kearsipan nasional meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
“Guna mewujudkan budaya tertib arsip dan penyelenggaraan kearsipan nasional berjalan secara optimal dibutuhkan pengawasan kearsipan untuk mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan di negara ini,” tambah Kepala ANRI.
Itu sebabnya, sebagai Kepala ANRI, pihaknya mendukung penuh program audit dan pengawasan kearsipan sebagai proses dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan.
Pelaksanaan pengawasan kearsipan yang dilakukan ANRI melalui tahapan-tahapan kegiatan: perencanaan program pengawasan kearsipan, audit kearsipan, penilaian hasil pengawasan kearsipan dan monitoring hasil pengawasan kearsipan.
Tujuan pengawasan arsip itu sendiri bukan untuk menghukum, tapi bagaimana pencipta arsip melaksanakan pengelolaan arsip di lingkungan masing-masing secara prosedural dan sistemik.
Adapun jenis pengawasan kearsipan terdiri atas pengawasan kearsipan eksternal dan pengawasan kearsipan internal. Pengawasan kearsipan eksternal dilaksanakan oleh ANRI terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan Pemerintah Provinsi.
Sementara pengawasan kearsipan eksternal Provinsi dilaksanakan oleh Gubernur melalui LKD Provinsi terhadap pencipta arsip tingkat Provinsi dan LKD Kabupaten/Kota. Sedangkan, pengawasan kearsipan internal Provinsi dilaksanakan oleh LKD Provinsi terhadap Satuan Kerja Perangkat Daearah (SKPD) Provinsi.
Dengan adanya audit dan pengawasan kearsipan, diharapkan dapat terwujud pengelolaan kearsipan yang lebih baik. Selain itu, terciptanya budaya tertib arsip yang berkesinambungan. Juga mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan, dan peraturan perundangan yang berlaku.
“Dengan demikian dapat terwujud akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dan menjaga memori kolektif bangsa,” Mustari Irawan. (tety)